Digitale Personalakte

Pay as you go!

Die digitale Personalakte ist speziell auf die Bedürfnisse in mittelständischen Unternehmen zugeschnitten. Eine moderne Anwendung mit einem Höchstmaß an Datensicherheit für einfache Prozesse in Ihrem Unternehmen. Als Software as a Service bringt diese Lösung vom ersten Tag an einen Nutzen ohne große Vorab-Investition.

Die office4business Personalakte ist die Schnittstelle zwischen Verwaltung der Personaldaten in einem ERP System und der Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem eigenen Abrechnungssystem oder durch einen externen Dienstleister.

Die Personalakte bietet die perfekte Kombination eines webbasierten Portals in dem auf der einen Seite Unternehmen Ihre personalrelevanten Prozesse und Informationen revisionssicher verwalten können, und das auf der anderen Seite jedem Mitarbeiter sicheren Zugriff auf seine Daten ermöglicht, wobei die Richtlinien des BDSG eingehalten werden.

Funktionen und Nutzen der Digitalen Personalakte:

• Effiziente Aktenverwaltung
• Schnellere und einfachere Arbeitsabläufe
• Verbesserung der Zugriffskontrolle
• Verbesserte Vollständigkeit
• Scannen neuer Papierdokumenten(mit Drivve | Image)
• Erfassung der Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen (E-Mail, Office-Dokumente, etc.)
• Hohe Sicherheit durch strenges Berechtigungssystem und 256bit Verschlüsselung
• Verringerung der Suchzeiten und Postumlaufzeiten durch zentrale Ablage
• Reduktion der Zeit zur Verwaltung der Akten, kein Ausleihen, kein Aktenverlust
• Große Anwenderakzeptanz durch hohe Systemverfügbarkeit und geringe Reaktionszeiten
• Schnellere Verfügbarkeit der Dokumente
• Indizierung von Dokumenten
• Zeiterfassung
• Elektronischer Arbeitsplan
• Schnittstelle zu Office Produkten
• Verschlüsselung
• Webbasiert

Der Verwaltungs- und Arbeitsaufwand zur Bearbeitung und Archivierung von papierbasierten Personalunterlagen ist nicht nur in großen Unternehmen beträchtlich.

Personalakten sind umfangreich und oft umfassen Sie mehrere hundert Seiten und wachsen täglich durch Nachweise, Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Weiterbildungszertifikate. Sie benötigen viel Platz, liegen meist zentral an einer Stelle, sind damit nicht da, wo sie benötigt werden, und können nicht von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen oder bearbeitet werden. Die digitale Personalakte ersetzt komplett den Personal-Aktenordner mit allen Mitarbeiterunterlagen.

Ihre Personalakten sind stets für alle berechtigten Mitarbeiter von jeder Stelle aus erreichbar. Das verringert Ihre Postumlaufzeiten und spart wertvolle Arbeitszeit.

Von der Bewerbung über den Anstellungsvertrag, die Zeugnisse, Verdienstnachweise u.v.m. bis hin zu Austrittspapieren und Rentenunterlagen werden alle Informationen elektronisch aufbewahrt.

Dadurch ist das Recherchieren, Anzeigen, Sortieren und Drucken von Personaldokumenten durch autorisierte Mitarbeiter problemlos möglich. Ferner sind Ihre Dokumente besser vor Missbrauch geschützt. Durch bestmögliche Verschlüsselung und ein sehr strenges Rechtesystem ist die Sicherheit der vertraulichen Daten gewährleistet. Eine hohe Systemverfügbarkeit und geringe Reaktionszeiten sorgen für eine große Akzeptanz bei den Nutzern.

office4business bietet Ihnen die Lösung zum Thema elektronischer Personalakte und Archivierung. Der aufwendige und zeitraubende Druck der Lohn- und Gehaltsdokumente und die Ablage entfallen - was Sie benötigen haben Sie jederzeit abrufbereit. Die gedruckten und kuvertierten Abrechnungen für Ihre Mitarbeiter erhalten Sie auf Wunsch natürlich weiterhin per Post oder Kurier.

Scannen mit Drivve | Image

Die Revolution elektronischer Dokumente beginnt dort, wo der Papierweg endet – an Ihrem Scanner. Drivve | Image ist eine leistungsstarke Scansoftware, die vielschichtige Scanvorgänge optimiert und abbildet. Durch die Kombination funktionsreicher und anpassbarer Module verwandelt Drivve | Image Ihren Scanner oder Ihr MFP in eine außergewöhnliche und integrative Worklow-Maschine. Und das Beste: Durch die einfache Installation und Konfiguration kann jeder in Ihrem Unternehmen diese Möglichkeit für einfache und schnelle Arbeitsabläufe voll nutzen – eine Prozessoptimierung, die der Arbeitskraft die Kraft zurückgibt.

Mit Drivve | Image scannen Sie effizienter. Dabei ist die Beschleunigung von Arbeitsabläufen keine Frage der Lösung von Aufgaben, die schneller auf Sie zukommen. Vielmehr laufen Arbeitsprozesse in der Personalabteilung wie das Scannen von Eingangspost von Krankenkassen, Ämtern oder den Mitarbeitern automatisch in die Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters. Prozesse, die manuell ausgeführt üblicherweise mehrere Minuten in Anspruch nehmen, können nun automatisch in wenigen Sekunden fertiggestellt werden.